Najczęściej zadawane pytania - Europa dla obywateli | Polski Punkt Kontaktowy

Najczęściej zadawane pytania

Zasady ogólne

1. Grant Unii Europejskiej nie może pokrywać całkowitych kosztów realizacji projektu. W jakim stopniu wnioskodawca powinien finansować projekt? Czy istnieje maksymalna stawka dofinansowania z Unii?
Grant jest obliczany na podstawie ryczałtu i podzielony na „transze”. Ten sam sposób naliczania dofinansowania jest stosowany we wszystkich krajach uczestniczących w programie. Kwoty ryczałtowe zostały ustanowione w taki sposób, aby uniknąć finansowania całości projektu. Beneficjent nie musi wykazywać wkładu własnego na etapie aplikacji i nie został określony limit procentowy dla wnioskowanego dofinansowania. Kwota zadeklarowana we wniosku aplikacyjnym (sekcja „C.5. Budżet” w e-Form) to całkowity możliwy do uzyskania grant z Unii Europejskiej na realizację projektu (o ile zostanie zaakceptowany w konkursie wniosków); NIE jest to całkowity koszt projektu. Całkowita kwota wymieniona w sekcji „C.5. Budżet” to kwota, która powinna się także znaleźć w Deklaracji Honorowej.
2. Jak działa system płatności ryczałtowych?
W przypadku Działania 2.1. Partnerstwo miast płatność ryczałtowa opiera się wyłącznie na liczbie zaproszonych uczestników, to znaczy międzynarodowych uczestników wysłanych przez partnerów z krajów kwalifikujących się do programu, innych niż państwo partnerskie. Jeżeli chodzi o pozostałe komponenty/działania, płatność ryczałtowa opiera się na trzech parametrach, które stanowią istotne elementy wszystkich działań obywatelskich: liczbie uczestników, liczbie państw uczestniczących i liczbie przygotowanych wydarzeń, przy czym nie ma bezpośredniego wpływu na formę działań. Płatność ryczałtową określa się najpierw, mnożąc liczbę uczestników i liczbę państw, a następnie, w przypadku wielu wydarzeń/działań, sumuje się płatności ryczałtowe odpowiadające każdemu wydarzeniu/działaniu. W przypadku projektów w ramach Komponentu 1. Pamięć europejska i Działania 2.3. Projekty społeczeństwa obywatelskiego przydatne może okazać się przewidzenie działań przygotowawczych, badawczych lub związanych z serwisami społecznościowymi. W tym celu w systemie przewidziano ograniczenie płatności ryczałtowych w zależności od liczby uczestników tych działań. Kwoty te obejmują wszystkie działania przygotowawcze łącznie; innymi słowy płatność ryczałtowa powiązana jest z łączną liczbą uczestników, a nie z liczbą zrealizowanych działań przygotowawczych. Do jednego projektu można przypisać tylko jedną płatność ryczałtową tego rodzaju. (Prosimy o zapoznanie się z informacjami na str. 26 „Przewodnika programowego”). Beneficjent nie przedstawia listy uczestników w raporcie końcowym. Nie przekazuje także Agencji Wykonawczej ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego raportów finansowych czy budżetu z wyszczególnionymi wydatkami. Warunkiem koniecznym do uzyskania płatności końcowej jest opublikowanie na stronie internetowej beneficjenta informacji zawierającej szczegółowe informacje na temat zrealizowanego projektu (np. czas i miejsce przeprowadzenia wydarzeń, liczbę uczestników wydarzeń dla każdego z krajów, krótki opis przeprowadzonych działań). Tym nie mniej, lista uczestników powinna być przechowywana na wypadek ewentualnego audytu w przyszłości. W przypadku audytu lub kontroli, beneficjent musi być w stanie przedstawić stosowne dodatkowe dokumenty potwierdzające prawidłową realizację projektu. Jednocześnie, beneficjent nie ma obowiązku przedstawienia rzeczywistych kwalifikowalnych wydatków poniesionych w celach związanych z projektem lub dokumentów, a zwłaszcza wyciągów bankowych, potwierdzających wydatkowanie zadeklarowanej kwoty ryczałtowej.
3. „Płatność ryczałtową określa się, (...) mnożąc liczbę uczestników i liczbę państw” (str. 25 „Przewodnika programowego”). Jak rozumieć sformułowanie „liczba państw”?
Dla wszystkich komponentów/działań (z wyłączeniem Partnerstwa miast) liczba krajów dla każdego wydarzenia jest obliczana w odniesieniu do liczby krajów uczestników wydarzeń organizowanych w ramach projektu. W spotkaniach mogą brać udział uczestnicy z krajów innych, niż kraje partnerskie dla danego projektu, pod warunkiem, że kraj ich zamieszkania należy do programu „Europa dla obywateli”.
4. Czy projekt może być finansowany z więcej niż jednego grantu unijnego?
Nie. Zasada niełączenia dotacji mówi, że każdy projekt jest uprawniony do otrzymania jednego, i tylko jednego, grantu z budżetu Unii Europejskiej na to samo działanie. We wniosku aplikacyjnym wnioskodawcy podają szczegóły dotyczące innych konkursów, w których startują z tym samym, lub po części tym samym projektem, na ten sam rok budżetowy, za każdym razem podając nazwę linii budżetowej, programu unijnego i kwotę dofinansowania. Tym samym, nie jest możliwe podwójne finansowanie tego samego działania (prosimy porównać z informacją na str. 24 „Przewodnika programowego”). W sekcji „B.3. Inne granty europejskie” we wniosku e-Form znajduje się zdanie: „Proszę podać inne wnioski o dofinansowanie złożone przez Państwa organizację, albo dział odpowiedzialny za dany wniosek. Dla każdego wniosku, proszę podać program Unii Europejskiej, którego dotyczy i wnioskowaną kwotę dofinansowania”. Proszę mieć na uwadze, że tylko jeden grant UE może zostać przyznany Państwa organizacji na proponowany projekt.
5. Czy każda organizacja musi przedstawić listę wszystkich grantów z Unii Europejskiej, czy tylko grantów z programu „Europa dla obywateli”?
Każda organizacja musi podać informację na temat wszystkich grantów otrzymanych z jakiegokolwiek programu Unii Europejskiej.
6. Które z grupy krajów trzecich mogą uczestniczyć w programie „Europa dla obywateli”?
Wśród krajów trzecich potencjalnie uprawnionych do udziału w programie, następujące wyraziły swoje zainteresowanie przystąpieniem: Serbia, Czarnogóra, Bośnia i Hercegowina, Albania i Macedonia. Jak dotąd oddzielne porozumienia z Komisją Europejską podpisały Albania, Serbia, Czarnogóra i Macedonia. Aby dowiedzieć więcej na temat statusu pozostałych krajów – przystąpienie do programu odbywa się na mocy oficjalnych memorandów podpisywanych z Komisją Europejską – proszę na bieżąco śledzić strony eacea.ec.europa.eu.
7. Jakie są roczne priorytety programu ||Europa dla obywateli||?
Aktualne priorytety programu znajdą Państwo na stronie Agencji Wykonawczej EACEA, zarządzającej programem „Europa dla obywateli” oraz w zakładce Priorytety na stronie polskiego Punktu Kontaktowego „Europa dla obywateli”.
8. Kiedy upływa najbliższy termin składania wniosków w programie „Europa dla obywateli”? Kiedy powinny się zacząć dofinansowane projekty (okres kwalifikowalności)?
Wszelkie informacje na temat terminów naborów i okresów kwalifikowalności znajdują się na str. 8 „Przewodnika programowego” z ewentualnymi zmianami publikowanymi na stronie Agencji Wykonawczej ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego https://eacea.ec.europa.eu/europe-for-citizens/funding_en i w zakładce harmonogram.
9. Czy organizacja może złożyć więcej niż jedną aplikację w tym samym działaniu, zarówno jako wnioskodawca, jak i jako partner?
Tak, organizacja może złożyć więcej niż jedną aplikację w tym samym działaniu, zarówno jako wnioskodawca, jak i jako partner.
10. Czy organizacja może złożyć więcej niż jedną aplikację w różnych działaniach programu „Europa dla obywateli”, zarówno jako wnioskodawca, jak i jako partner?
Tak, organizacja może złożyć więcej niż jedną aplikację w różnych działaniach programu „Europa dla obywateli”, zarówno jako wnioskodawca, jak i jako partner.
11. Czy organizacje działające dla zysku są uprawnione do udziału w programie?
Nie, organizacje działające DLA ZYSKU nie są uprawnione do udziału w programie. Tylko organizacje nienastawione na zysk są uprawnione.
12. Czy osoba indywidualna może złożyć wniosek o dofinansowanie w ramach programu „Europa dla obywateli”?
Program „Europa dla obywateli” nie dofinansowuje projektów złożonych przez osoby indywidualne, ale realizację projektów przez organy publiczne i organizacje nienastawione na zysk , o ile zostaną one wyłonione w konkursie wniosków.
13. Czy wnioskodawca musi przedstawić listy intencyjne (mandate letters) od partnerów?
Nie, listy intencyjne od partnerów nie są wymagane. Proszę zwrócić uwagę na fakt, że tylko wnioskodawca (nie partnerzy) musi dołączyć do wniosku e-Form deklarację honorową podpisaną przez prawnego reprezentanta. Żadne dodatkowe dokumenty nie są wymagane na etapie aplikowania.
14. W jaki sposób zostanie podzielony grant pomiędzy partnerów?
Decyzja o udzieleniu dotacji w programie „Europa dla obywateli” odnosi się do jednego beneficjenta. Oznacza to, że kiedy projekt zostaje wyłoniony w konkursie, decyzja o przyznaniu grantu dotyczy tego beneficjenta, który występuje jako organizacja wnioskująca. Będzie on odpowiedzialny za przeprowadzenie działań w zgodzie z zasadami określonymi w Decyzji o udzieleniu dotacji i innymi, nałożonymi na niego obowiązkami prawnymi. Jakiekolwiek ustalenia pomiędzy partnerami są wewnętrzną sprawą beneficjenta i pozostałych organizacji uczestniczących w projekcie tak długo, jak długo pozostają w zgodzie z warunkami Decyzji o udzieleniu dotacji.
15. Czy ogólne warunki Decyzji o udzieleniu dotacji/Umowy finansowej stosowane w tym naborze są dostępne dla potencjalnych beneficjentów?
Mające obecnie zastosowanie, ogólne warunki decyzji o udzieleniu dotacji, są dostępne w zakładce „Calls for proposals – General conditions for grant decisions awarded as from September 2013 – II. Grant Decision for an Action – Financing exclusively by lump sum(s) contribution(s) and/or unit cost contribution(s)” – “Zaproszenia do składania wniosków – ogólne zasady dla decyzji o przyznaniu dofinansowania w brzmieniu z września 2013 n- II. Decyzja grantowa dla działania – dofinansowanie wyłącznie na podstawie ryczałtu i/lub kosztów jednostkowych” na stronie internetowej eacea.ec.europa.eu.
16. Kiedy zostaną opublikowane wyniki selekcji?
Wnioskodawcy powinni zostać poinformowani o wynikach selekcji najpóźniej cztery miesiące po upływie terminu składania wniosków. W ciągu tych czterech miesięcy trwają ocena i wybór wniosków do dofinansowania, następnie – wprowadzenie w życie decyzji o wyborze wniosków. Dopiero wtedy, gdy procedury te zostaną zakończone, lista wybranych projektów zostanie opublikowana na stronie eacea.ec.europa.eu. Dodatkowo, o wynikach selekcji wnioskodawcy zostaną poinformowani na piśmie (str. 9 „Przewodnika programowego”).

Procedura składania wniosków

17. Jaka jest struktura wniosku e-Form?
We wniosku znajdą Państwo następujące sekcje:

Część A. – Dane identyfikacyjne wnioskodawcy i – jeśli dotyczy – innych organizacji uczestniczących w projekcie (Część A i B muszą być uzupełnione oddzielnie dla każdej organizacji uczestniczącej w projekcie):
  • A.1 Organizacja,
  • A.2 Osoba odpowiedzialna za zarządzanie projektem ze strony wnioskodawcy (osoba kontaktowa) – A.2 Reprezentant prawny/osoba kontaktowa (dla organizacji partnerskich),
  • A.3 Osoba uprawniona do zaciągania prawnych zobowiązań w imieniu organizacji (przedstawiciel prawny (dla wnioskodawcy).
Część B. – Organizacja i działalność:
  • B.1 Struktura,
  • B.2 Cele i działalność organizacji, oInne granty z Unii Europejskiej.
Część C. – Opis projektu:
  • C.1 Harmonogram projektu,
  • C.2 Miejsce(a) przeprowadzenia działań,
  • C3. Uczestnicy (Proszę wypełnić dla wszystkich zaangażowanych organizacji – zarówno dla wnioskodawcy, jak i dla partnerów),
  • C.4 Krótki opis projektu z jego celami w języku angielskim, francuskim lub niemieckim,
  • C.5 Budżet (A. Działania objęte projektem / B. Działania przygotowawcze).
Część D. – Możliwości techniczne (jeśli dotyczy):

D.1 Doświadczenie realizatorów projektu w obszarze, którego dotyczy.

Część E. – Realizacja projektu i kryteria przyznania dofinansowania:
  • E.1 Spójność z celami komponentu /działania i programu,
  • E.2. Plan działań / plan pracy w projekcie (maksymalnie 3500 znaków),
  • E.3 Upowszechnianie (maksymalnie 3500 znaków),
  • E.4 Wpływ i zaangażowanie obywateli (maksymalnie 3500 znaków).
Część F. – Harmonogram działań -Załączniki:

Deklaracja honorowa (pdf, tiff, jpeg).

18. Czy do wniosku powinien zostać dołączony budżet na formularzu w pliku excel?
Budżet stanowi integralną część wniosku (część C.5) dostępnego on-line. Nie jest wymagany żaden dodatkowy formularz.
19. Jak powinny być wypełnione sekcje wniosku e-Form dotyczące liczby uczestników?
Informacje dotyczące organizacji biorących udział w projekcie i uczestników poszczególnych wydarzeń można znaleźć w kilku sekcjach wniosku:

  • W sekcji C.3 należy podać uczestników reprezentujących zarówno wnioskodawcę, jak i pozostałych partnerów zaangażowanych w projekt;
  • Sekcja C.5a zawiera formułę służącą do obliczenia grantu. We wszystkich komponentach/działaniach (z wyłączeniem Partnerstwa miast) grant jest obliczany na podstawie liczby uczestników, liczby zaangażowanych krajów i liczby zorganizowanych w ramach projektu wydarzeń. Przedstawione tu kwoty powinny oddawać układ planowanych wydarzeń pod kątem liczby uprawnionych do udziału uczestników i krajów przypadających na każde wydarzenie.
  • Sekcja C.5b odnosi się do ryczałtu przysługującego na realizację działań przygotowawczych (tylko dla projektów w Komponencie 1. Pamięć europejska i w Działaniu 2.3 Projekty społeczeństwa obywatelskiego). Kwota ta odpowiada ogólnej liczbie uczestników ze strony wnioskodawcy i partnerów zaangażowanych w działania przygotowawcze, jeśli są one planowane.
  • W sekcji F należy wskazać liczbę osób, do których zamierzają bezpośrednio dotrzeć realizatorzy projektu w ramach każdego z planowanych działań (włączając w to wykorzystanie portali społecznościowych, webinariów, mediów itp.).
20. Czy Formularz dla osób prawnych i organizacji prywatnych oraz Formularz identyfikacji finansowej powinny zostać dołączone do wniosku?
Następujące dokumenty NIE powinny być dołączane do wniosku e-Form:
  • Formularz dla osób prawnych i organizacji prywatnych,
  • Formularz identyfikacji finansowej.

Oba dokumenty powinny zostać dołączane na etapie rejestracji organizacji (Krok 1 – zob. „Przewodnik programowy”, s. 10-11). Należy je załączyć na Portalu Uczestnika. W przypadku pytań technicznych związanych z obsługą Portalu lub uzupełnianiem dokumentacji, można kontaktować się z helpdeskiem: [email protected]. Na etapie generowania i wypełniania wniosku, do aplikacji e-Form należy dołączyć wyłącznie Deklarację Honorową wypełnioną przez wnioskodawcę (nie – partnerów).

21. Czy jest wymagany formularz zdolności finansowej?
Formularz zdolności finansowej dotyczy wyłącznie organów niepublicznych, jeżeli wnioskowana dotacja przekracza 60 000 euro. W takim przypadku, do należycie wypełnionego formularza zdolności finansowej należy załączyć sprawozdanie finansowe (obejmujące bilans, rachunek zysków i strat i załączniki) z ostatniego zamkniętego roku budżetowego. Proszę pamiętać, że Formularz identyfikacji finansowej jest dokumentem dodatkowym, przesyłanym WYŁĄCZNIE na żądanie EACEA (str. 11 „Przewodnika programowego”).
Oryginalna wersja dokumentu jest dostępna na stronie EACEA: ‚FAQ for Applicants – Europe for Citizens Programme (Action Grants)’ (ENG)

Zapisz się na nasz newsletter

Będziemy informować Cię o wszystkich najważniejszych wydarzeniach związanych z programem "Europa dla obywateli".

Ta strona korzysta z ciasteczek (cookies) więcej informacji

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close